ASSERVATE UND SPUREN
In der täglichen Arbeit sind Asservate und Spuren unerlässliche Bestandteile einer polizeilichen Ermittlung. Sie sind wichtig für die ganzheitliche Bearbeitung eines Falls und werden erfasst, klassifiziert, analysiert und verwaltet. Je komplexer und umfangreicher ein Ermittlungsverfahren ist, desto aufwendiger sind Management und Auswertung der Spuren und „amtlichen Verwahrstücke“. Gründlichkeit ist oberstes Gebot, denn nicht selten wächst die Anzahl von Asservaten und Spuren mit den Jahren, bis ein Fall abgeschlossen werden kann. Diese absolute Gründlichkeit ist zwingend mit Blick auf künftige Innovationen, wie beispielsweise den „virtuellen Tatort“.
Sicherer Umgang mit Asservaten im 21. Jahrhundert
Handschriftlich geführte Asservatenbücher und unterschiedlichste Untersuchungsanträge in Form von Formularen auf Papier sind nicht die Ausnahme, sondern derzeit leider in vielen Polizeibehörden noch die Regel. rsEvid digitalisiert und standardisiert die Verwaltung der Asservate sowie die Formate aller Dokumente und die Arbeitsprozesse. Dies vereinfacht und beschleunigt eine Bearbeitung, denn der Sachbearbeiter steht täglich vor der Herausforderung, die oft sehr komplexen Abläufe innerhalb kürzester Zeit und zudem fehlerfrei durchzuführen. Deshalb führt rsEvid den Anwender in so genannten „Assistenten“ Schritt für Schritt durch die komplexen Workflows. Ob bei Versand, Aufteilung, Zusammenführung von Asservaten und Spuren oder bei der Erstellung von Untersuchungsanträgen - die Bearbeitung erfolgt stets intuitiv.
Durch den flächendeckenden Einsatz von DataMatrix-Codes und Scanner wird dabei der gesamte Ablauf auch noch wesentlich effektiver und sicherer gestaltet.
Konsequent stupide Doppelterfassung von Daten vermeiden
Egal ob Asservate und Spuren direkt in rsEvid angelegt oder über eine der zahlreichen Schnittstellen von einer externen Anwendung nach rsEvid übertragen werden, die Daten werden nur einmal im System erfasst. Eine Mehrfacherfassung, wie sie beispielsweise beim Versand von Asservaten und Spuren im Asservatenbuch der Absender- und Empfängerdienststelle notwendig war, wird mit rsEvid hinfällig. So werden eventuell damit einhergehende Fehleingaben ausgeschlossen. Es gilt das Prinzip „Einmalerfassung – Mehrfachnutzung“ von Daten und Informationen.
Lückenlose Dokumentation des Lebenszyklus eines Asservats
Schon kleinste Fehler im Umgang mit Asservaten, Lücken in der Dokumentation oder schlimmstenfalls der Verlust eines Asservats können monatelange Ermittlungen zunichtemachen oder den erfolgreichen Abschluss eines gesamten Verfahrens verhindern.
rsEvid dokumentiert automatisiert, unveränderlich und lückenlos den gesamten „Lebenszyklus“ eines Asservates oder einer Spur: von der Erfassung, über die Bearbeitung und Weiterleitung an interne/externe Untersuchungsstellen, der Erfassung von Untersuchungsergebnissen bis hin zur Vernichtung oder Aushändigung an den rechtmäßigen Besitzer. Zu jedem Zeitpunkt kann der bisherige und der aktuelle Verbleib nachvollzogen werden. Die Dokumentation der Asservatenhistorie ersetzt hierbei die gesamten, ansonsten per Hand geführten, Asservaten- bzw. Verwahrbücher.
Datensichten und Datenschutz
rsEvid sorgt mit einem weitreichenden Rollen- und Rechtekonzept dafür, dass jeder Benutzer nur die Daten sieht und die Funktionen aufrufen kann, die er für seine Arbeit auch tatsächlich benötigt. So können z.B. sensible Daten mit einem Satzschutz versehen werden. Die Speicherung der Daten erfolgt auf Basis gesetzlicher Vorgaben. Festgesetzte Fristen werden bei der Löschung der Daten berücksichtigt.
DOKUMENTATION IST PFLICHT – DIE ANALYSE DIE KÜR
Mit rsEvid bietet rola eine Lösung, die alle Prozesse der Spuren- und Asservatenverwaltung sowie die Auswertung erleichtert und sicherer macht. Ein klarer Arbeitsablauf ohne Brüche wird garantiert: von der Erfassung der Asservate und Spuren, der Weiterleitung an externe Untersuchungsstellen, über die Aufnahme von Untersuchungsergebnissen und Recherche bis hin zur Auswertung. Dies schafft mehr Freiraum für Kernaufgaben von Sachbearbeitern und Analysten. Die Lösung folgt dem Prinzip „Einmalerfassung – Mehrfachnutzung“ von Daten und Informationen.
Automatisiert nach BKA-Standard arbeiten
Die Erfassung und Bearbeitung von Asservaten und Spuren sowie die Abbildung der Tatortstruktur erfolgt in einer Baumstruktur. Die automatisierte Vergabe einer eindeutigen Asservatennummer für alle Elemente des Baumes erfolgt nach BKA-Standard. Der aktuelle Status, in dem sich ein Asservat oder eine Spur befindet, ist direkt ersichtlich. So kann der Sachbearbeiter schnell erkennen, wo Untersuchungsanträge existieren oder welche Asservate oder Spuren sich im Versand befinden. rsEvid erzeugt für jedes Asservat oder jede Spur ein Etikett mit einem DataMatrix-Code zur eindeutigen und schnellen Identifizierung per Scanner.
Versand
Der Sachbearbeiter wird mit Hilfe eines Assistenten durch den Versandprozess geführt. Das System ermittelt automatisch den Empfänger eines zu versendenden Objekts anhand seiner Untersuchungsanträge. Eine manuelle Auswahl des Empfängers ist ebenfalls möglich. Lieferscheine und Versandetiketten enthalten neben wichtigen Zusatzinformationen – beispielsweise „Explosiv“, „Zerbrechlich“, „Eilt“ – immer auch einen DataMatrix-Code zur vereinfachten Annahme beim Empfänger per Scanner. Auch bei der Annahme eines Paktes, wird der Anwender durch einen Assistenten unterstützt. Sowohl der Versand als auch die Annahme oder Weiterleitung wird lückenlos dokumentiert.
Auftragssteuerung
Vorgefertigte Formulare bzw. Checklisten mit Handlungsanweisungen und Zusatzinformationen für alle durchzuführenden Untersuchungsarten unterstützen den Anwender bei der Erstellung eines Untersuchungsantrags. Dieser wird danach beispielsweise einem Kriminaltechnischen Institut (KTI), einem externen Labor oder einer Dienststelle zugeordnet. Zur besseren Steuerung erhält der Empfänger dazu vorab eine Nachricht aus dem System. Zu den Untersuchungsanträgen können direkt Ergebnisse bzw. Gutachten erfasst werden. Freigaben von Gutachten erfolgen nach dem Vier-Augen-Prinzip. Der Austausch von Untersuchungsanträgen und Ergebnissen mit einem Laborinformationssystem (LIMS) wird über eine Schnittstelle unterstützt.
Überblick behalten – auch bei komplexen Tatorten
Ein mobiler Client erhöht die Datenqualität und Bearbeitungsgeschwindigkeit erheblich. Mit ihm werden Spuren und Asservate über einen Laptop direkt am Fundort, ohne Verbindung zum Zentralsystem, erfasst und lückenlos dokumentiert. Später wird in der Dienststelle dann das mobile rsEvid-System mit dem rsEvid-Zentralsystem synchronisiert. Die Vergabe einer eindeutigen Asservatennummer sowie die Möglichkeit des Ausdrucks von Etiketten zur sofortigen Nutzung am Fundort werden ebenso unterstützt, wie die strukturierte Erfassung von Asservaten und Spuren bei komplexen Tatortstrukturen.
WEITERE FUNKTIONEN
DIE BASIS ALLER PRODUKTE
rsFrame steht als Kernbestandteil der Lösung im Hintergrund bereit. Erst in der Kombination spielt das Softwaresystem seine volle Stärke aus: nicht nur die Datenkonsolidierung, sondern auch die direkte Bereitstellung für andere Systeme. Der aktive Datenaustausch und schnelle Analysen sind das entscheidende Merkmal.
